Een congres heeft in veel gevallen als doel het overdragen van kennis aan een grote groep mensen. Ook worden er bij bepaalde congressen door leden van grote organisaties besluiten genomen. Dit betekent dat een goede congreslocatie
in elk geval ruimte moet bieden aan grote groepen. Maar wat is nou een echt goede congreslocatie? Om een beeld te krijgen van wat een goede congreslocatie is, maakte MicePro een bloemlezing met enkele belangrijke criteria.
Tekst: Erik van der Does de Bye
Een congres is veel meer dan een vergadering met heel veel deelnemers. Om de betrokkenheid van de deelnemers te vergroten, zijn er naast plenaire onderdelen ook deelsessies waarbij mensen in kleinere groepen met elkaar in gesprek kunnen gaan.
Ruimte is alles
Een congres wordt pas een succes als de locatie klopt. Zoals al is vermeld, is er ruimte nodig voor plenaire onderdelen. Deze ruimte is in feite een soort theater. De interactie vindt vooral plaats tussen mensen op het podium. De mensen in de zaal hebben bij deze momenten vooral de rol van toehoorder. De mogelijkheden om zelf deel te nemen aan de discussie op
het podium zijn doorgaans beperkt. In voorkomende gevallen hebben de mensen in de zaal wel inspraak, bijvoorbeeld bij stemmingen. Vooral bij politieke congressen is dit het geval. Een congreszaal hoeft, net als een theaterzaal, niet per se over invallend daglicht te beschikken, hoewel het wel als prettig kan worden ervaren als daglicht te zien is. Van essentieel belang zijn de audiovisuele faciliteiten. Een presentatie moet goed zicht- en leesbaar zijn, ook voor mensen achter in de zaal. En
uiteraard moeten alle sprekers goed verstaanbaar zijn. Niets is erger tijdens een congres dan dat mensen niet goed kunnen horen wat er gezegd wordt. De aandacht is dan meteen weg en het congres kan als mislukt worden ervaren. Als er ook mensen online deelnemen aan de plenaire sessie, moet ook voor deze groep deelnemers het audiovisuele aspect én de verbinding optimaal zijn. Wat uiteraard ook heel prettig is, is aangenaam meubilair. Een congres kan een lange zit zijn en voor de ideale ontvangst van kennis en het volgen van discussies is een aangename zetel in de zaal onmisbaar.
Deelsessies
Congressen bestaan in de regel uit plenaire sessies, waarbij alle deelnemers in één grote ruimte aanwezig zijn. Bij deelsessies gaan de aanwezigen in kleinere groepen uiteen. Een deelsessie is meer te vergelijken met een ‘gewone vergadering’. Mensen kunnen hier, in tegenstelling tot meestal bij de plenaire sessie het geval is, zelf ook aan het woord komen. Tijdens deelsessies worden onderwerpen besproken en de uitkomsten van deze besprekingen worden tijdens
een opvolgende plenaire sessie vaak met de andere aanwezigen gedeeld. Er worden vaak meerdere deelsessies op het gelijke tijdstip opgestart. Voor de congreslocatie betekent dus niet alleen dat er goede vergaderruimtes voor deze sessies moeten zijn, maar het moet voor de congresganger ook in één oogopslag duidelijk zijn in welke vergaderruimte welke deelsessie wordt gehouden.
Ontvangst en catering
Een congres begint met de ontvangst, waar alle congresgangers zich kunnen aanmelden en waar men eventuele jassen en andere bagage kan afgeven. Mensen kunnen een lange reistijd achter zich hebben. Een ontvangst met koffie, thee of iets fris
en een verrassend hapje is een smakelijke blijk van waardering voor de moeite die mensen nemen om naar het congres te komen. De bewegwijzering is ook een belangrijk punt. Mensen moeten weten waar ze naartoe moeten. Als een congres een groot deel van de dag bestrijkt, is een goede lunch essentieel. Een goede congreslocatie heeft een uitgebreid aanbod aan broodjes en andere lekkernijen, waarbij ook rekening gehouden wordt met allergieën. Tijdens een lunch kan genetwerkt
worden, iets wat niet alleen tot de borrel beperkt hoeft te blijven. En wat de borrel betreft: wees hierin origineel. De manager van de congreslocatie zal met plezier de mogelijkheden laten zien – en proeven bij een eerste kennismaking.
