Misschien is dat je eerste gedachte: “Ik ben niet eventmanager geworden om mezelf onder druk zetten voor wat er moet gebeuren en wat ik moet doen.” Terecht vind je dat je daar zelf wel over gaat.Vooral niet alles tegelijk aan je hoofd. En dat is nu juist het mooie, je leest in dit artikel hoe je rust in je hoofd krijgt. Door op de juiste manier een lijst te maken van de dingen die jij deze week of vandaag wilt doen. Als miceprofessional heb je veel aan je hoofd.
Zoveel dingen die eventmanagement leuk maken en veel dingen die interessant zijn in ons vak en ook nog dingen die er nou eenmaal bij horen. Die moeten ook gebeuren. Als je deze 7 stappen gebruikt krijg je het overzicht. En dan ga je misschien denken: “Ha, dat is lekker, ik voel nu de rust door het overzicht.” Zo ga ik elke week en elke dag beginnen.
De perfecte to-do-lijst
De belangrijkste reden voor een to-do-lijst is volgens psycholoog en adviseur René Diekstra dat je het gevoel van controle krijgt. En dat voelt fijn voor een manager. Orde in de chaos. Praktisch én vooral in je hoofd.
Met deze 7 tips maak je de perfecte todo-lijst voor een mice pro.
- Een lijst met pen en papier werkt het best. Ook als je daarnaast een of meer apps gebruikt of Google Task, zet je het
best je dagelijks lijst van taken en klussen op papier. Dan maak je tijdens het schrijven al nuttige ankers in je brein. - Schrijf je hoofd leeg. Noteer eerst alles wat er gedaan moet worden. Pas daarna maak je keuzes en prioriteiten.
Die eerste lijst kan best lang zijn als je op dat moment veel dingen aan je hoofd hebt, Opschrijven helpt al. - Deel grote klussen op in kleinere stukjes en noteer ze apart. Maak vooral de eerste stap van de klus tot
een gemakkelijke taak. Dan heb je een start gemaakt en krijg je meer zin in de volgende stappen, Soms schrijf je ook
een deel van de grote klus op de lijst van morgen. Dan kun je het vandaag uit je hoofd zetten. - Maak een aparte lijst voor privé zaken, gezin,familie, vrienden hobby’s, je huis enzovoort. Haal alles uit je eerste
ruwe lijst wat niet met je werk te maken heeft. Als ze belangrijk zijn kun je één of twee ’niet vergeten punten’
onderaan de lijst zetten of in een onderbreking van een pauze. Maak niet meer dan twee lijsten, een voor de job
of bedrijf en een voor privé. - Geef een volgorde aan in je zakelijke doelen. Sommige dingen moeten praktisch bovenaan omdat ze bij het
begin van de dag horen. Bijvoorbeeld ‘personeel indelen’. Vooral tijdens een event kan dat belangrijk zijn. Als dat
gebeurt is heb je tijd voor je eigenlijke hoofddoelen. Geef eerst voor alle belangrijke zaken die echt jouw aandacht
vragen een volgorde aan. - Bepaal de volgorde als volgt: Alle zaken die echt van belang zijn uit zakelijk oogpunt, financieel en relaties naar
opdrachtgevers en medewerkers, geef je een A. Zaken die nu iets minder belangrijk zijn krijgen een B. En zaken die
nu niet zo van belang zijn geef je een C. Om te beginnen bij de punten A. geef je een volorde van belangrijkheid aan.
Het allerbelangrijkste én urgente punt staat op A1, de volgende krijgt A2 enzovoort. Telkens de belangrijkste van
de rest. Op dezelfde manier geef je een volgorde voor de taken met een B en dan die met een C. Zo heb je een ruwe
lijst met alles wat je aandacht vraagt in overzicht. Je ziet al wat er zo nodig morgen ook nog kan. - Schrijf een nieuwe lijst uit. Op volgorde van A1 en alle overige A punten, en dan de B’s tenslotte de punten met een
C. Wees precies. Dus niet “sprekers”, maar: Dagvoorzitter Jan Spreekstal bellen voor afsrpaak. Maak het makkelijk
en schrijf bij zo’n punt het telefoonnummer erbij. En laat genoeg ruimte links van het blad om vóór elk punt af
te haken als het klaar is. Dat is een mooi moment waar die lijst je mee helpt.
Je zult merken dat je rust in je hoofd krijgt. Doordat je de zaken die je bezig houden hebt opgeschreven én omdat je
hebt aangegeven welke echt belangrijk zijn. En dus ook wat er nu niet zo urgent is. Wat morgen desnoods ook nog kan.
Daarom geeft zo’n lijst je het gevoel van rust in je hoofd.
Veel plezier!
